١. كتابة الاسم الرباعي باللغة العربية كما ورد في استمارة القبول
٢. كتابة الاسم الرباعي باللغة الانجليزية كما هو في جواز السفر بحيث لا يختلف عن الاسم العربي الا فيما تفرضه سلطات استخراج الجوازات في الدولة
٣. دفع رسوم الشهادات المطلوبة للخريجين السودانيين في حساب بالرقم 3687584 بإسم الجامعة الوطنية بنك الخرطوم (بنكك) او عن طريق تطبيق اووكاش بالرقم 505309 باسم الجامعة الوطنية بنك أم درمان الوطني ورفع اشعار الدفع في استمارة التقديم الالكترونية للشهادات الجامعية بالموقع الالكتروني للجامعة
٤. يتم دفع رسوم الشهادات للسودانيين والأجانب في مكتب القاهرة بمدينة نصر حسب الرسوم المُعلنة مع هذا الاعلان ورفع ايصال الدفع مع البيانات أعلاه في استمارة التقديم الالكترونية بالموقع الالكتروني للجامعة
٥.سيكون استخراج واستلام الشهادات في مبنى الجامعة بمدينة بورتسودان للمتقدمين بالاستخراج ببورتسودان و سيكون استخراج واستلام الشهادات في مكتب الجامعة بمدينة نصر- القاهرة للمتقدمين بالاستخراج من القاهرة ... والاولوية للمتقدمين ببيانات صحيحة حسب تاريخ التقديم، ويتم الاستلام بواسطة الخريج شخصياً اوبشخص مُوكل بتوكيل مكتوب من الخريج يُرفع مع البيانات والمطلوبات في استمارة التقديم الالكترونية للشهادات الجامعية بالموقع الالكتروني للجامعة على أن يُحضِر الشخص المُوكل اثبات شخصية
٦. إحضار صور شخصية فوتوغرافية بعدد الشهادات المطلوبة بخلفية بيضاء (بهندام مُنضبِط) زائداً صورة فوتوغرافية للملف عند الاستلام
٧. يجب على الخريج ارسال معلوماته مرة واحدة في استمارة التقديم الالكترونية للشهادات الجامعية ، الارسال اكثر من مرة يُفقِد الخريج اولويةً الخدمة
٨. تعديل أي خطأ في الاسم في طلب التقديم بعد صدور الشهادة يتطلب دفع الرسوم مرة أخرى نسبة لتكلفة نوع الاوراق وعلاماتها وطبيعة الالوان